На практиці графік надання відпусток складається кадровою службою (відділ кадрів, відділ для роботи з персоналом, посадова особа, на яку покладено обов'язок вести кадрову роботу) Зазвичай до 1 січня наступного року.
Графік відпусток роботодавці розробляють щороку. Він повинен бути затверджений не пізніше ніж за два тижні до календарного року (до 17 грудня), але може бути затверджений і раніше.
Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1). Графік відпусток затверджується керівником організації (ІП). Причому за наявності профспілки роботодавець має врахувати його думку під час затвердження графіка відпусток черговий календарний рік (ст. 123 ТК РФ).
Складанням графіка займається відділ кадрів, і якщо його немає — співробітник, обов'язки якого входить кадрове діловодство. Встановлюючи черговість відпусток, потрібно враховувати побажання працівників. Тут допоможе опитувальний лист, де можна вказати бажані дати відпустки.